会議室がある会社でも最近は貸会議室を利用するシーンが増えていますが、不思議ですね。どうして、わざわざお金がかかる外部の会議室を借りるのでしょうか？それはたくさんのメリットがあるからです。とっても便利に使えるのです。実際に利用するには、どういったポイントに注意して選べばいいのでしょうか。このサイトでは貸会議室で行う会議が便利な理由と上手な選び方・貸出してくれる備品について解説します。また備品に関しても覚えておきたい基本知識をご紹介しておきますので、参考にしてください。
貸会議室で行う会議が便利な4つの理由
01.会議の内容に合わせたスペースが使える![]()
自社に会議室があっても、利用する人数に応じて会議室がある会社は大企業しかありません。貸会議室の場合は参加する人数や用途にあった部屋を自由に選べます。自社の会議室のスペースや備品で賄えるならば貸会議室をレンタルする必要はありません。それ以外の場合は貸会議室を使うようにケースバイケースで使い分けをすればいいのです。
02.会議をする場所を状況に応じて選択できる
全国各地に貸会議室は普及してきていますし、都市部では周辺環境や立地条件も豊富になっています。目的に応じて選べるところが便利です。会社が郊外にある場合に、クライアント様に集まっていただくのは不便でしょう。会議が終わったあとに懇親会を開催したいけれど会社の近くに、使い勝手の良い飲食店がない場合もあります。目的に応じてアクセルの良い貸会議室をレンタルできれば問題は解決します。
会議の参加率を上げたい場合は、主要駅に近い貸会議室がお勧めです。行きやすく帰りやすいロケーションに会場があれば参加者も気兼ねなく出席できます。
03.会議に必要な設備が整っていることが多い
会議の内容はいろいろです。会社内の会議だけでなく、研修・セミナー・面接・講習会・会社説明会・展示会・商談・健康診断の会場といろいろです。
その目的によって、音響設備・ホワイトボード・スクリーン・プロジェクターが必要になります。自社で全ての機材が揃っていればいいです。設備があっても社内の会議室のスペースが広くなければ大人数に対応できない場合もあるでしょう。そんな場合は設備が整っている貸会議室で、理想的な広さのところを選べばいいのです。
基本的な設備は追加料金なしで利用できる場合が多いです。テーブルやイスは必要なだけ用意できますから、自社内で用意するより、コストや手間もかからないケースが多いです。
04.自社の会議室で会議をする場合と比べると気持ちの切り替えが可能
普段から仕事をしている会議では、慣れた環境でマンネリになっていることもあります。モチベーションが上がらなかったり、アイデアが出ないこともあります。そんな場合にお勧めできるのが、オフサイトミーティングです。社外で会議を開催することで、ちょっとした刺激になるのです。
非日常の環境での会議では気持ちが新鮮になります。モチベーションアップにつながり、集中力が上がることもあります。活発な発言が増えてきたり、参加者の気持ちをリフレッシュさせたりする効果が期待できるのです。
貸会議室で会議をする場合に覚えておきたい5つの上手な選び方
01.会議室の大きさから選ぶ方法
会議に参加する人数を把握し確定すれば必要な広さがわかります。自社の会議室で対応できない場合は希望の部屋を探しましょう。大部分の貸会議室は定員表示がされています。参加者が収容できるか確認しておきましょう。会議室を座って利用するか、立って利用するかも内容によって違います。座る場合は立つ場合よりも必要となる広さは大きくなります。
人数だけでなく、用途によって考えないと当日は収容しきれずにトラブルになります。必要なテーブルやイス・配置や備品なども検討しておきましょう。貸会議室取扱業者のWebサイトには、見取り図・室内のイメージ写真・規模などの情報が掲載されていますので活用してください。
02.どういったサービスが利用できるかに注目して選ぶ方法
テーブルやイスのセッティングサービス・ケータリングなど食事サービスの有無・デリバリーの手配や持ち込みができるかどうか、レンタルできる備品などがチェック項目です。必要なサービスや物品が利用できるか確認しておきましょう。
03.周囲の環境や室内の雰囲気から選ぶ方法
会議の内容によりますが、セミナーや重要な会議の場合は室内の静寂さだけでなく、周囲の環境も静かでないと落ち着いて会議ができません。テービルの「がたつき」がなく、しっかりした製品であるかどうか・イスは長時間着席しても疲れないデザインなのかなど、設備の良し悪しも重要なチェックポイントになります。
会議が終わったあとに懇親会の会場としても利用するならば、ある程度賑やかなロケーションでもいいでしょう。防音設備が整っている会議室ならば、騒音は気にする必要もありません。会議が長時間になる場合は、休憩時間にリラックスできるスペースの有無も注意しておきましょう。
食事をしたり購入したりできる店舗が周辺にあるほうが便利です。会議への出席者が快適に過ごせるような環境にある貸会議室を選びましょう。
04.どのような施設があるのかから選ぶ方法
最近ではWi-Fiがあったほうが便利なケースも多いですし、プロジェクターの利用頻度も高いです。こういった会議室の設備も大切な確認ポイントになります。
会議の時間が長い場合は、同じフロアにトイレや喫煙コーナーがあると理想的です。会議の内容・目的によって、華やかな内装の部屋が良い場合もあります。防音性が高い部屋なのかも確認しておきましょう。レンタル業者を選ぶ場合には、設備を詳細に公開している会社を選ぶことをお勧めします。
05.アクセスの良さから選ぶ方法
最寄り駅からのアクセスは利便性に直結する問題です。駅から近い貸会議室でも、わかりにくい路地裏などの場所だと、スムーズに到着できないこともあります。表通りにあり、迷うことがないロケーションの貸会議室を選びましょう。
貸会議室で会議をする場合に貸出してくれる備品
貸会議室によって用意されている備品は違い増す。事前にチェックしておかないと、当日になって必要なものがなかったり、レンタルできると思っていたのにできなかったりするトラブルになると困ります。同じ備品でも有償の場合も無償の場合もあります。
事前にセットされている数までは無償であっても、当日追加した分は有償の場合もあります。スペースを借りるだけでなく、備品が必要な場合は、その種類と料金を事前に、しっかり確認しましょう。では、主なものをご紹介しておきます。
プロジェクターやスクリーンなどの映像機器
プレゼンテーションや会議には必須のアイテムと言っていいでしょう。大きさや種類も色々です。画像が動画を再生する場合には規格も確認しておきましょう。事前にデモンストレーションすることをお勧めします。
マイク・アンプ・スピーカーなどの音響機器
アンプは音を増幅させる目的で、スピーカーは音を出力します。
ホワイトボード
討論が会議の中である場合は、お互いの意見を書き出したりするのに使います。会議目的の貸会議室ならば、常備されていることが多いです。
貸会議室に持参したほうが良い備品
当日利用するデータが入っているパソコン・USBメモリは貸会議室では用意できません。当然持参することになります。トラブルに備えて、予備のものを持参しておけば安心です。
コピー機が設置されているフロアがあるかもしれませんが、配布する印刷物は事前にプリントアウトすることが基本です。当日コピーするのは緊急の場合だけと考えておきましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？貸会議室で行う会議が便利な理由と上手な選び方・貸出してくれる備品についてご紹介しましたので、どういったメリットがあるのか理解いただけたと思います。会議をスムーズに開催するには事前準備が大切です。当日になって慌てないように、しっかりと準備しましょう。必要な備品のチェックリストはできるだけ細かくしておけば、数の不足とか忘れたりしません。
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